商务日语之电话接待礼仪

　　以下、電話対応についておさえておきたい13の事項を説明しています。できていること?できていないこと、どれも基本的なことばかりですのでぜひチェックしてみてください。

　　下面，针对电话接待介绍13个事项。不管你会还是不会，都是很基础的知识请好好检查一下自己有没有做到。

　　1.電話が鳴ったら、メモを手元にすぐに出る

　　1.电话响了，立刻拿出笔记本放到手边

　　2.3コール以上なら「お待たせいたしました。」

　　2.响3次铃后才接电话的话要说“久等了”

　　ビジネスではまず迅速に電話に出ることが求められます。3コール以降になってしまった場合は、「お待たせいたしました。」の一言を添えるのを忘れないようにしてください。

　　在商务场合要做到迅速接听电话。如果电话铃响了3次之后才接的情况下，要记得说“久等了”。

　　3.「もしもし」はNG

　　3.不能说“喂喂”

　　電話にでたときの声は「お電話ありがとうございます。株式会社●●でございます。」「はい、株式会社▲▲でございます。」というパターンが多いように思います。

　　接听电话后一般模式是说“谢谢您的电话，这里是●●股份有限公司。”“是的，●●股份有限公司”

　　4.電話でも笑顔で、姿勢良く

　　4.即使是接听电话也要保持笑容和良好的仪态

　　態度は必ず相手に伝わってしまうものです。姿勢は目の前に相手がいるときと同様に、良い姿勢で話すように意識しましょう。

　　一定要将自己的态度传达给对方。姿势要保持像是对方就在眼前一样，有意识的用好的姿势来说话吧。

　　5.知らない人にも「いつもお世話になっております。」

　　5.即使是不认识的人也要说“一直承蒙您关照”

　　初めてしゃべる相手であっても、自分宛にかけてきた相手でなくても、この一言は忘れずに添えてください。ビジネス上は欠かせない相づちです。

　　即使是头一回见面的人，不是自己认识的人，也请不要忘了说这句话。这是商务场合不可欠缺的客套话。

　　6.相手が名乗らない場合、必ず確認する

　　6.对方没有报上姓名，必须要确认清楚

　　名乗らないまま「○○さん、いますか。」等の用件を切り出してきた相手に対しては、「失礼ですが、お名前をうかがってもよろしいでしょうか。」「恐縮ですが、お名前をお聞かせいただけますか。」と、相手の会社名や名前をまず確認するようにしましょう。

　　因为有急事就忘了自报姓名，直接问“○○先生/女士，在吗?”，对于这样的人，应当去询问确认对方的公司名以及姓名，说“不好意思，能问一下您贵姓。”或“打扰了，能问一些您的姓名吗?”

　　7.よく聞こえない場合は「お電話が遠いようなのですが。」

　　7.听不清楚的情况说“电话信号好像不太好。”

　　電波ではなく、単に相手の声が小さくて聞き取れない場合であっても、電話が遠いという旨の表現で確認をとるようにしてください。「よく聞こえません。」と言ってしまうと(相手の声のせいだと責める)失礼な表現になってしまうため、あえて機器のせいにするという作法です。

　　即使不是信号不好的问题，或者是仅仅是对方的声音太小了听不清楚的情况下，都请说电话信号不好。说“听不清。”(责怪对方声音问题)是失礼的表现，所以就把错推到机器身上就好了。

　　8.こちらが聞き取り損ねた場合であれば、素直に「申し訳ございません。」

　　8.如果自己听不清的原因，要诚实的说“对不起。”

　　先ほどの電話が遠い旨の表現は、相手の機器や声量に問題があった場合に用いるものであり、自分が聞き取り損ねた場合であれば、正直にもう一度言ってほしい旨のお詫びとお願いをしてください。(「申し訳ございませんが、もう一度御社名をお願いいたします。」など。)

　　刚刚说到如果是对方机器、声音大小的问题导致听不清，那么就说电话信号不好。如果遇到是自己听不清的情况下，就要老实道歉并请求对方再重复一遍。(“非常抱歉，能否请您再重复一遍贵公司的名字。”)

　　9.担当者が不在の場合、連絡についてどうするかを相手に確認する

　　9.负责人不在的情况下，要向对方确认怎样联系。

　　相手の希望する担当者が不在だった場合、担当者不在の旨を伝えるとともに、連絡についてどうするか、相手の意向をしっかりと確認するようにしましょう。

　　对方想找的负责人不在的时候，要告诉对方负责人不在，同时询问对方之后要怎么联系，根据对方的意向来认真确认联系方法。

　　10.担当者が不在の場合、余計な情報まで伝えない

　　10.负责人不在的情况下，不要把多余的信息传达出去

　　社外の人に対して、担当者の具体的な行き先や自宅住所、携帯番号などはうかつに知らせないようにしてください。

　　不要告诉外人负责人具体的走向，住所，手机号码。

　　11.メモは5W2Hで、簡潔に?正確に

　　11.笔记要遵循5W2H原则，简洁、明确

　　5W2H：When、Who、Where、What、Why(Howmuch)(Howmany)ただしあくまでもメモなので、厳密に5W2Hにそって書き込む必要はありません。後で自分が困ることのないよう、必要なことを漏れなく無駄なく記載する、ということを意識しましょう。

　　5W2H：When、Who、Where、What、Why(Howmuch)(Howmany)但是没必要全部都记下来。这样只会给自己造成负担，只要有意识的把必要的记下来就好了。

　　12.後にメモを必ず復唱する

　　12.后要记得重复一遍笔记内容

　　13.電話は静かに切る

　　13.电话要安静切断

　　電話を終えたら、ひと呼吸おいて、静かに受話器を置きましょう。ガチャンという音が相手に伝わらないよう、まず電話のフックを指でゆっくりと押し、電話を切った状態とした後で、受話器を置くのが丁寧です。

　　电话结束后，屏气，安静的放下话筒。不要“噶强"一声把话筒盖上让对方听到，首先用手指缓慢压下电话的卡头，然后电话切断后再小心放下话筒。